Оправдывание Ваших Надежд Встречи

"Чтобы получить кое-что сделанное, встреча должна состоять из не больше, чем трех человек, два из которых отсутствуют." ~ Автор неизвестен

Одна из жалоб, которые я слышу чаще всего, о числе людей встреч, следят в течение любой данной недели. Это не только количество, но и продолжительность и неэффективность, которые, кажется, вызывают проблемы. Проведение эффективных встреч является частью осуществления эффективного тайм-менеджмента и кое-чего, что мы покрываем во время моих семинаров, таким образом я думал, что резюме некоторых встречающихся руководящих принципов будет полезно:

Перед встречей?

Создайте и распределите повестку дня. Если другие вовлечены, получают свои вклады, прося, чтобы они обеспечили 3 вещи: тема, время должно было обсудить это и цель пункта. Создайте уровень ожидания, объясняя, что без этой информации у Вас нет никакого способа установить и достигнуть пунктов Повестки дня в своевременной манере. Идентифицируйте определенные действия и результаты для включения Повестки дня, потому что это определит, кто должен быть, следят. Попытайтесь держать число участников между 4 и 7. Государство, когда встреча начнется и закончит и попытается соблюдать те времена.

Во время встречи?

Пребывание на теме. Назначение согласного помощника может помочь держать, группа остаются сосредоточенными. Помощник может также быть обвинен в напоминании участникам, когда комментарии являются 'повторными', а не 'совокупными' к обсуждению. В конце встречи назначают деловые вопросы и крайние сроки - она помогает штату остаться внимательным и укрепляет ответственность. "Вы знаете свой следующий шаг?" большой вопрос, чтобы спросить, чтобы дать посетителям возможность просить и получить разъяснение на деловых вопросах.

После встречи?

Имейте лист продолжения "Действия в наличии" к концу дня. Это показывает дату встречи, задач, виновных сторон, даты крайнего срока и последующей даты. Назначьте встречающемуся координатору на завершение с обязательствами, сделанными и отмеченными на этом листе "Действия". Вы можете найти образец в библиотеке нашего вебсайта.

Цель состоит в том, чтобы получить репутацию наличия меньше, более эффективных и эффективных встреч. Посетители будут приветствовать возможность поделиться информацией и участвовать, когда они будут чувствовать, что их услышали, и они знают, что их время не было потрачено впустую.

Copyright 2002 Cynthia Kyriazis. Все права защищены.

Синтия Kyriazis - Профессиональный Организатор, тренер, консультант, спикер, тренер и автор с опытом управления более чем 20 лет в корпорациях мультиединицы. Она - президент, Организовывают это, Inc, организационная консалтинговая фирма, служащая Благосостоянию 500 клиентов с 1995. Синтия работала с более чем 150 компаниями и сотнями профессионалов, чтобы помочь улучшить работу в областях времени, информации, космического и электронного управления файлом.

Синтия появилась в Филадельфийском Опросчике, Звезде Канзас-Сити и Юридическом Тайном агенте. Она в настоящее время служит Секретарем на Совете директоров для Национальной Ассоциации Профессиональных Организаторов (NAPO), члена Национальной Ассоциации Спикеров (Управление национальной безопасности), член Международного Общества Усовершенствования Работы - глава Канзас-Сити (ISPI-KC) и консультант американской Ассоциации Тренировки.