Эффективные Встречи по телефону - Часть 2, Как Провести Телеконференцию

Даже хорошо запланированная телеконференция может пойти плохо. Некоторые люди рассматривают любую встречу как случайную социальную деятельность вместо как серьезный деловой проект. И телеконференция приносит специальные вызовы, потому что люди посещают их в частной жизни их офиса, не будучи способными видеть или видеться другими участниками.

Используйте эти методы, чтобы провести более эффективную встречу по телефону.

1) Начните с быстрого раунда сам введения так, чтобы все могли узнать, кто присутствует и слышать всех голос else.

2) Проведите в жизнь правление "одного спикера за один раз." Многократные беседы разрушают телеконференцию.

3) Настаивайте, чтобы люди объявили, когда они присоединяются или оставляют конференцию.

4), Если люди должны уехать во время встречи, закрытия выгоды по каким-нибудь проблемам, что они участвовали в том, прежде, чем они уедут. Например, "Pat согласился подготовить оценку издержек производства к следующему понедельнику. Это является правильным, Стандартным?" Внесите изменения в повестке дня (если соответствующий) основанный на остающихся участниках.

5) Держите всех, сосредоточился на обсуждаемой проблеме. Если кто-то вводит идею, которая кажется несвязанной, скажем, "Это кажется интересным. Как это касается проблемы?"

6) Отчет конференция. Во-первых, это поможет Вам подготовить минуты. И во-вторых, это поощряет людей делать значащие комментарии. Конечно, Вы должны объявить, что Вы делаете запись встречи прежде, чем Вы начнете.

7) государство Ваше название каждый раз, когда Вы говорите. Это помогает всем знать, что Вы говорите.

8), Если Вы говорите по своему телефону стола, используете телефонную трубку вместо микрофона с громкоговорителем. Микрофон с громкоговорителем, в то время как полезно, искажает Ваш голос, поднимает звуковые сопровождения (как оборудование офиса), и производит плохое впечатление на слушателя. Если у Вас должны быть обе свободные руки, в то время как Вы говорите, получаете наушники. Отметьте: Это является более учтивым, чтобы говорить с людьми через телефонную трубку (вместо микрофона с громкоговорителем) на любом обращении по телефону.

9) Говорите ясно, чтобы удостовериться, что Вы поняты. Возьмите дополнительное усилие изложить тщательно и говорить медленно. Конечно, Вы хотите казаться естественными.

10), заявляя числа, выпишите им, в то время как Вы говорите, потому что это определяет норму, по которой все остальные захватили их.

11), Тогда просят, чтобы сторона получения подтвердила числа (или другие критические данные), повторяя их. Хотя это может казаться неуклюжим, это предотвращает недоразумения. Еще лучше, пошлите письменные копии всей критической информации.

12) Когда возможно, запланируйте свои утверждения, кратко записывая схему Ваших ключевых идей перед разговором. Это способствует более эффективной встрече, помогает Вам казаться более вдумчивыми, и избегает затруднения создания устной остроги.

13) Использование Ваши лучшие, наиболее сосредоточенные навыки слушания. Дополнение платы к содержанию, так же как сгибания, голосовой тон, выбор слова, акцент, принимало намерения, и Вашу интуицию.

14), Избегают перетасовывать бумаги, перемещение, или выявление объектов. Все остальные услышат шум. Это отвлекает и раздражает.

15), Укрепляют выполнения, распределяя копии ключевых идей и соглашений во время встречи. Вы можете послать их, например, по электронной почте или факс.

16) Пребывание, полностью существующее во время встречи. Избегите воздействовать на другие задачи, такие как чтение почты или регистрация бумаг. Они уменьшают Вашу способность участвовать разумно на встрече.

17), Избегают использовать немую кнопку, чтобы говорить с кем-то в Вашем офисе во время audioconference. Во-первых, это показывает неучтивость обеим сторонам - человек в Вашем офисе и люди на телеконференции. Это также убирает Ваше внимание из встречи, заставляя Вас пропустить важную информацию. И будьте предупреждены, что люди оказались в серьезной неприятности, когда немая кнопка потерпела неудачу.

18), Готовят минуты вскоре после встречи. Пошлите проект ключевым участникам, чтобы подтвердить, что Ваши примечания точно описывают результаты встречи. Минуты должны быть выпущены в течение дня или два после встречи, чтобы быть полезными. После этого они становятся несвежими.

Должным образом проводимый, телеконференции способствуют эффективности эффективного бизнеса. Используйте вышеупомянутые методы, чтобы удостовериться, что Ваши встречи делают это.

- - - - -