Как Коммуникации могут Ревизовать Помощь Вы?

Организации общаются в двух указаниях: внутренне к штату и внешне клиентам, клиентам, акционерам, депозитариям спорного имущества, СМИ. Дефектные внутренние коммуникации могут привести к ошибкам, которому обескураживают и несчастному штату, служащие, покидающие компанию. Плохие внешние коммуникации могут подвергнуть опасности изображение и продажи. Действительно случается так что просто. Любая полная стратегия управления нуждается в плане коммуникаций, или целая операция могла бы потерпеть неудачу.

Ревизия коммуникаций анализирует методы организации, чтобы показать, насколько эффективный они - всюду по целой компании или в указанных частях организации. Это может точно определить области проблемы, такие как частые недоразумения, информационные блоки, информация недостает, информационное дублирование, искажение. Ревизия могла быть частью периодического медицинский осмотра, но это особенно полезно во время изменения: слияние компаний или приобретение, запуск нового продукта или обслуживания, входа на новые рынки, например.

Точная природа ревизии будет зависеть от типа организации и ее специфических потребностей и проблем. Но это будет конечно стремиться опознавать потенциальных клиентов: у внешней аудитории будут различные потребности от внутреннего. Это должно будет идентифицировать ключевые сообщения, который должен быть сообщен и каналы, которые существуют для того, чтобы передать им. Это будет не только смотреть на коммуникации, которые делает организация но также и как это получает их.

Но что могло бы идти не так, как надо, с внешними коммуникациями, говорить? Позвольте мне давать пример здесь. Мой муж - акционер в строительной компании. Каждый год это производит глянцевый Годовой отчет, который это посылает акционерам. Сообщение чрезвычайно детализировано и полно щедрых фотографий. Это ясно стоит много, чтобы произвести и распределить. Это делает моего мужа очень сердитым. Он не хочет прочитать полное сообщение и негодует на деньги, которые потрачены впустую на производство и посылку документа, который идет прямо в мусорном ведре. То, что он хотел бы, является рекламным листком, суммирующим существенные пункты о работе компании и изменениях. Компания понимает, что некоторые акционеры чувствуют этот путь? Важно принять во внимание, что большинство акционеров не в состоянии посетить собрания акционеров и, возможно, не знает, как сделать их взгляды известными. У этой компании есть двухсторонняя проблема. Коммуникации, которые это отсылает, являются неправильными для некоторых акционеров, но это не думало о способе создать канал для акционеров, чтобы дать их обратную связь. Это таким образом нарушает фундаментальное правило эффективных коммуникаций: у Вас должна быть обратная связь.

Или возьмите внутреннюю проблему. Отдел ЧАСА компании выделяет детальную инструкцию новым служащим. Все же многие из недавно нанятых людей кажутся полностью потерянными в течение их первых недель. Почему это могло бы быть? Хорошо, во-первых, служащие главным образом вовлечены в ручную работу. Они не привыкли к чтению кусков письменного материала. Большая часть лжи руководств, нераскрытой в их шкафчиках. Схема приятеля некоторого вида вероятно была бы намного лучшим способом освободить новых людей в течение первых недель.

Другой пример прибывает из маленькой компании, в которой все были под давлением, чтобы выполнить работу в срок. Директор компании сделал привычку к передаче по телефону штата для брифингов в ленче, потому что он знал, что они 'не были заняты' тогда. Но это было пунктом. Они обедали. Количество негодования, которое он вызвал этой политикой тревожащих людей в течение небольшого количества минут, которые они должны были расслабить, было огромно.

Сообщение - сложный процесс с потенциальными ловушками в каждой стадии. Сообщение ясно? Среда для того, чтобы передать это соответствующий? Получатель фактически получил это? Если так, это было понято? Это имело желательный эффект? У получателя есть канал для обратной связи? Получатель может понять, как обеспечить обратную связь? Старая метафора китайского шепота сохраняется. Вы думали, что Вы сказали одну вещь, но когда Вы проверяете, что Вы находите, что полностью различное сообщение было фактически получено.

Ревизия - систематический подход, который вынуждает организацию смотреть на то, что она действительно делает в противоположность тому, что она полагает, что она делает. Ревизия будет смотреть на людей, которые посылают и получают сообщения; средства сообщения - которые простираются вне очевидного использования телефона, встреч, конференций, электронная почта и т. д., чтобы охватить кодекс платья, расположения офиса, опрятную столом политику - чтобы создать всестороннюю картину того, что случается. Каждый аспект коммуникации обеспечивает другую часть мозаики и, как только это полно, у Вас есть основание для оценки.

Сообщение об оценке рассмотрит отношения к коммуникациям (люди с нетерпением ждут встреч или считают их пустой тратой времени?); это будет смотреть на потребности различных групп (самый соответствующий способ поставить обучение, например), и это обеспечит свидетельство любых проблем, к которому нужно обратиться.

Однако, важно оценить ревизию в пределах соответствующей структуры. Поэтому ключевые люди должны будут разъяснить цель для существования организации, его культурных ценностей и его идентичности. Например, стратегия коммуникаций для авиалинии бюджета будет очень отличаться от, который предназначается для деловых руководителей. У этих двух компаний будут различные цели, ценности и тождества. Они будут знать точно, кто использует их обслуживание и почему. Они также поймут ключевые расстройства их клиентов и должны гарантировать, что они могут использовать коммуникации, чтобы иметь дело с теми расстройствами эффективно.

Ревизия - таким образом ценный инструмент для того, чтобы увеличить внутреннее побуждение, лояльность и эффективность и для того, чтобы увеличить положение рынка. Это может быть обработано внутренне, но есть также льготы от использования внешнего консультанта. Служащие могли бы чувствовать себя ингибированными о выражении их реального представления другому участнику компании, тогда как посторонний, который гарантирует их анонимность, будет меньшим количеством угрозы.